Sistema de Benchmarking de competencias nucleares en universidades

Abstract

La época actual se caracteriza, fundamentalmente, por los cambios dinámicos que se producen en los entornos económicos, políticos, sociales y culturales de las organizaciones creando realidades cada vez más complejas. <br/><br/>La organización universitaria, como cualquier institución social, difícilmente puede concebirse al margen de los cambios que se producen en la sociedad. La conexión de la universidad con la sociedad, desde siempre, ha tenido algo de problemático. Por una parte las universidades están al servicio de esta sociedad, generando, transmitiendo y difundiendo el saber; pero, por otro lado, sufren -el pathos clásico- el impacto innegable de los cambios, bruscos o no, que genera la sociedad y a los que la universidad ha contribuido en cierta medida.<br/><br/>Frente a estos cambios la investigación académica y la consultoría en el campo del management han desarrollado valiosos aportes para la gestión de las organizaciones formulando planteamientos que explican los nuevos fenómenos, elaborando nuevas teorías que sirven de referente para los nuevos comportamientos de la gestión organizacional y produciendo instrumentos que viabilizan la gestión del cambio. <br/><br/>El benchmarking, o evaluación comparativa, es un instrumento de gestión contemporánea que se viene aplicando ampliamente y con resultados más que notables en el mundo de la gestión empresarial. Es un proceso sistemático y continuo para evaluar las mejores prácticas de las organizaciones que son reconocidas como excelentes con el propósito de compararse, encontrar las diferencias en cuanto a la realización y a los resultados alcanzados para, finalmente, adoptar la experiencia, adaptarla y actuar en consecuencia. <br/><br/>Esta sistematización de "imitar para superar" es una herramienta potente que permite el aprendizaje de las organizaciones y la mejora de su desempeño sustentándose, por así decirlo, en aquello que es de sentido común y que con frecuencia lo aplican las personas, las organizaciones, los países, los bloques regionales: imitar experiencias exitosas de los demás para aplicarlas a su realidad, adaptándolas y así superar una situación existente.<br/><br/>La situación actual le exige a la institución universitaria no sólo que responda a las demandas que puedan surgir del entorno, coyunturales y específicas sino, más aun, que conozca las teorías de gestión contemporánea que explican las nuevas realidades y maneje instrumentos de gestión que le permitan reingienizar la organización y desarrollar comportamientos más eficientes y eficaces, planteándose una gestión orientada al mediano y largo plazo. <br/><br/>En esta investigación se abordan tres temas centrales: el de la organización y gestión universitaria, el del benchmarking y, por último, el de la propuesta de un sistema de evaluación comparativa de competencias esenciales aplicado a la gestión universitaria. Los dos primeros son el soporte necesario para explicitar el sistema que se propone.<br/><br/>En lo referente a la organización y gestión universitaria se analizan tres cuestiones fundamentales: la actuación de las fuerzas y las configuraciones en el diseño de la estructura organizativa de la universidad; la posibilidad de realizar una gestión universitaria desde la perspectiva de la dirección estratégica; y, por último, el valor de la cultura organizacional en la gestión y en la vida de la institución universitaria. <br/><br/>En el cuanto al tema del benchmarking se presentan cuatro enfoques relacionados con la gestión universitaria relevantes en el tratamiento de la tesis: la creación de valor a través del staff; la innovación adaptativa o aprendizaje organizacional, la gestión estratégica y, por último, la gestión de calidad total. Teniendo en cuenta las peculiares características de la organización universitaria, las fuerzas que intervienen en ellas y los significativos comportamientos de sus profesionales resulta de una pertinencia significativa el aporte realizado por Fitz-enz sobre la gestión de valor aplicada a los procesos de staff como un medio para añadir valor centrándose, fundamentalmente, en las prestaciones que se dan al interior de la organización y de identificar y agregar valor a la calidad, productividad y servicio de la empresa. Así mismo es relevante el tema del aprendizaje organizacional y la evaluación comparativa planteado por Bogan y English. <br/><br/>El núcleo central del trabajo es la propuesta de un sistema de evaluación comparativa de competencias esenciales aplicado a la gestión universitaria. El sistema se estructura en cuatro módulos básicos: planificar, organizar, valorar y actuar, precisándose, dentro de ellos, los objetivos a alcanzar, las actividades a desarrollar y los instrumentos a aplicar. A través de estos módulos se desarrollan dos procesos fundamentales. El primero que busca evaluar el desempeño que se quiere mejorar de la universidad que se va a comparar y, por otro lado, evaluar la práctica excelente de la organización universitaria socia con la que se va a comparar. Este proceso implica la identificación y análisis de los aspectos relevantes de ambos desempeños o prácticas. El segundo proceso tiene como objetivo comparar las prácticas de las dos universidades comprometidas en la evaluación, determinar las diferencias, valorarlas y plantear la eliminación de ellas. La realización de ambos procesos y el diseño de un plan de mejora a seguir para eliminar las diferencias comportan un claro valor agregado que supone la mejora de la competitividad de la universidad que se evalúa y compara. <br/><br/>El sistema de evaluación comparativa propuesto se aplica en detalle a dos prácticas relacionadas con el proceso de dirección y planificación estratégica de dos universidades, la Universidad del Pacífico, en Lima-Perú, como organización que requiere implementar mejoras concretas en su gestión y la Universitat Politècnica de Catalunya, Barcelona-España, como organización universitaria que aporta valor. <br/><br/>El sistema de evaluación propuesto es un instrumento de aprendizaje institucional que puede aplicarse a la gestión universitaria y que permite la incorporación de mejoras en la gestión de las universidades a partir de las experiencias exitosas de otras instituciones.

The present times are basically characterized by the dynamic changes produced in the economic, political, social, and cultural environments of organizations, that create increasingly more complex realities.<br/><br/>University organizations, as other social institutions, can not be conceived of apart from the changes produced in society. The connection of the university with society has always been somewhat problematic. On the one hand, universities serve society, generating, transmitting and disseminating knowledge; but, on the other hand, they suffer - the classic pathos- the undeniable impact of the changes, rough or not, that society generates, and to which the university, to a certain extent, has contributed.<br/><br/>Academic research and consultancies in the management field have developed valuable contributions for the management of organizations, formulating proposals that explain the new phenomena, elaborating new theories that can be used as referents for new behaviors of organizational management and producing instruments that make the management of change viable.<br/><br/>Benchmarking, or comparative evaluation, is a current management instrument that is being widely applied with remarkable results in the world of business management. It is a systematic and continuous process that evaluates the best practices in organizations that are considered excellent for the purpose of comparing institutions, finding the differences regarding the realization and the results that have been obtained; finally, adopting the excellence, adapting it, and performing accordingly. <br/><br/>The systematization of "imitating to surpass" is a powerful tool that enables organizations to learn and to improve their performance by using some common sense that is frequently applied by persons, organizations, nations, regions: imitating successful experiences to apply them to their reality, adapting them and, thus, overcoming and surpassing an existing situation. <br/><br/>The current situation requires university institutions not only to respond to the demands that can appear in the environment, which are time-specific, but, to know the theories of modern management that explain new realities and to handle the management tools that will allow them to reengineer the organization and develop efficient behaviors, considering a management that addresses the medium and long terms.<br/><br/>Three main issues are dealt with in this research: university organization and management, benchmarking, and, finally, the proposal of a system for the comparative evaluation of essential competences applied to university management. The first two are necessary to make the proposed system explicit.<br/><br/>Regarding the organization and management of universities, three things are analyzed: the performance of forces and configurations in the design of the organizational structure of universities; the possibility of managing universities from the perspective of strategic management; and, finally, the value of organizational culture in the management and life of universities.<br/><br/>With respect to benchmarking, four approaches related to university management that are relevant to the treatment of the thesis are presented: creation of value by means of the staff, adaptive innovation or organizational learning, strategic management, and total quality management. Considering the particular characteristics of university organizations, the forces that take part in them and the significant behaviors of their professionals, a relevant contribution is Fitz-enz' view on value management applied to staff processes as a way of adding value, centered, basically, on the provision of services within the organization and of identifying and adding value to the quality, productivity and service of the enterprise. Bogan and English' proposal on organizational learning and comparative evaluation is also useful. <br/><br/>The core issue of this thesis is the proposal of a comparative evaluation system of essential competences applied to university management. The system consists of four basic modules: planning, organizing, assessing and acting out; specifying within them the objectives to be reached, the activities to be carried out and the instruments to be applied. Two main processes are developed through these modules. The first one aims to evaluate the performance that needs improvement in the university to be compared, as well as to evaluate the excellent practice of the partner university with which it will be compared. This process implies identifying and analyzing the relevant aspects of both performances or practices. The objective of the second process is to compare the practices of the two universities that are involved in the evaluation, determining the differences, assessing them and proposing their elimination. The realization of both processes and the design of an improvement plan to be followed for eliminating the differences have the added value of improving the competitiveness of the university that is being evaluated and compared.<br/><br/>The comparative evaluation system proposed is applied in detail to two practices related to the process of strategic management and planning of two universities: the Universidad del Pacífico, in Lima, Perú, as an organization that needs to improve specific areas of its management and the Universitat Politecnica de Catalunya, in Barcelona, Spain, as a university organization that contributes value.<br/><br/>The evaluation system proposed is an instrument of institutional learning that can be applied to university management and that allows for the incorporation of improvements in the management of universities by considering other institutions' successful experiences.